ビジネスチャットを使うために知っておきたいこと

ビジネスチャットを使うために知っておきたいこと

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電話より気軽でEメールよりメッセージ確認がしやすい「LINE(ライン)」や「フェイスブックメッセンジャー」「Skype(スカイプ)」などのチャットサービスは、コミュニケーション手段としてのシェアを急速に伸ばしています。
それと同様にビジネス用チャットサービスである「Slack」や「Chartwork」もそのシェアを急速に拡大しています。

多くの企業では社内の連絡ツールがメールであることやセキュリティ上の懸念から、こういったチャットサービスの利用に二の足を踏んでいます。
しかし、多くの実績を残している企業やビジネスパーソンなどの間では、リアルタイムでのコミュニケーションツールに欠かせないものとして広く普及しているのが実情です。

今回は、いずれ来るかもしれないビジネス用チャットサービスを業務で使う上で、おさえておきたいポイントをご紹介いたいます。

プライベート用のチャットサービスとはしっかり切り分けて使う!

『友人に「今日の合コン何時からだっけ?」と送ったつもりが上司だった!』なんて経験はありませんか。
誤送信の相手が懐の広い上司だったらよいのですが、大事な取引先だったら。。考えただけでも冷や汗ものです。

こうしたミスを未然に防ぐためにも、個人用と仕事用のチャットサービスはしっかりと分けておきたいもの。
LINEにプライベートなチャットももビジネス用のチャットも入っている場合、そういった悲劇が容易に起こってしまいます。
ビジネス用の連絡ツールとしてMyMattermostのようなチャットサービスを利用していれば、そのようなミスは起こりません。
ビジネス用のチャットと、プライベートのチャットは切り分けて使うようにしましょう。

最近では、社員に業務用の携帯電話やスマートフォンを支給する企業も増えていますが、そうではない場合は個人が気を付けるしかありません。
クラウド型ビジネスチャットサービスの利用をお勧めします。

「重要なメッセージ」はスルーしない

ビジネスでのやりとりの中には、非常に重要なメッセージが含まれます。
しかし、すぐに返事をしたくても、仕事中はすぐに返信できないこともありますし、忙しさのなかで忘れてしまうこともあるかもしれません。
業務で利用する場合は、「緊急の場合は電話で」「返事がほしいときはその旨を記載」など、簡単なルールづくりをすれば円滑なコミュニケーションを取ることができます。
友人とのやりとりとは異なるので、社会人としてのルールに則ってメッセージのやり取りをしましょう。
また、ビジネス用チャットサービスには、業務に適した様々な便利な機能が搭載されています。
それらを駆使して生産性の高いやり取りになるよう心がけましょう。

チャットでのコミュニケーションに抵抗を感じる人も

日本ビジネスメール協会の2015年の調査よると、「仕事で外部の人から初めて連絡で失礼だと思う手段はありますか」という質問に対し、51%の人が「LINE(ライン)」と答え、ダントツの1位となっています。
MMD研究所の「スマホを利用している20代~40代の社会人557人を対象とした調査」によると、LINEのビジネス利用者を年齢別で見たところ、よく利用していると答えたビジネスパーソンは、40代では26.4%にとどまるものの、20代では62.6%にも上ります。
ビジネスシーンでLINEなどのプライベートライクなチャットサービスを利用するときは、TPOを考えたほうがよさそうです。


MyMattermostのご利用はこちらから

■ PC版 (まずはこちらから無料アカウント登録)

ビジネスチャット MyMattermost

URL: https://mymattermost.info/

■ iPhoneアプリのダウンロードはApp Storeから。

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URL: https://itunes.apple.com/app/id1137874203

■ AndroidアプリのダウンロードはGoogle Play Storeから。

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